Suivi du temps des employés au travail à distance

L’introduction de mesures de quarantaine liées à la propagation rapide du virus COVID-19 a imposé des restrictions aux activités de nombreuses sociétés. Les entreprises transfèrent rapidement les employés vers le travail à distance, ce qui contribue à maintenir un équilibre entre l’auto-isolement et l’accomplissement des tâches. Si avant le suivi du temps des employés à distance était principalement intéressant pour le secteur informatique, il est aujourd’hui pertinent pour tous les domaines d’activité.

Jobsora a préparé un aperçu des meilleurs services et applications de surveillance, un ensemble de recommandations anti-crise, et vous expliquera également l’impact du suivi du temps sur le microclimat dans l’équipe.

Suivi du temps: renforcement du contrôle ou avantages commerciaux?

Les employés habitués à travailler « d’un appel à l’autre », après le passage au travail à distance, peuvent rencontrer des problèmes avec la bonne répartition du temps.

Il n’y a pas de patron, ce qui signifie que vous pouvez dormir, regarder des films et faire d’autres choses qui ne sont pas liées aux processus de travail. Il est très difficile de superviser le travail d’un bureau distant sans utiliser de programmes spéciaux. Le suivi du temps est donc à la rescousse – des programmes créés pour enregistrer et contrôler les heures de travail, ce qui est particulièrement important pour les entreprises qui pratiquent le salaire horaire. Le logiciel est installé sur les ordinateurs et les smartphones des employés, après quoi vous pouvez suivre l’efficacité de leur travail.

L’algorithme de comptabilité et de contrôle dépend du programme sélectionné, ils peuvent:

  • définir la géolocalisation, les sites Web ouverts, les actions dans les applications et les programmes ;
  • suivre les manipulations de la souris et du clavier;
  • prendre des captures d’écran;
  • lancer une webcam pour créer une photo – le choix des fonctions est assez large.

Bien sûr, l’utilisation de ces programmes et services est bénéfique pour l’entreprise. L’employeur voit de l’activité, il peut ne pas avoir peur de manquer des délais ou du fait que le salarié va imiter l’activité, en négligeant ses devoirs.

Avantages du suivi du temps

Le principal avantage est la possibilité de prévenir une diminution de l’efficacité et des pertes causées par la négligence du personnel. Considérez d’autres avantages.

La bonne répartition des flux financiers

Les personnes travaillant à distance recevront un salaire en fonction des heures de travail, ainsi que du volume des tâches effectuées. L’entreprise ne paiera pas le temps que l’employé a consacré à la résolution de problèmes personnels. Certains trackers génèrent des rapports d’heures de travail, sur la base desquels le comptable pourra calculer la masse salariale. De telles mesures sont anti-crise pour les entreprises, en particulier dans le contexte d’une forte baisse de l’activité des clients dans divers domaines – des services de construction à l’audit Web.

Vérification et optimisation d’équipe

Les gestionnaires des RH et les employeurs auront une occasion unique d’évaluer l’honnêteté et la valeur de chaque spécialiste. Vous pourrez voir à quel point chaque membre de l’équipe se comporte de manière responsable. Après 1,5 à 2 semaines, il sera possible de prendre des décisions liées aux changements de personnel. Peut-être qu’un seul gestionnaire peut gérer de grands volumes de tâches mieux que 3 ou 4 personnes. N’est-il pas plus facile de licencier superflu, et d’augmenter les salaires? Les réponses à ces questions et à d’autres peuvent être obtenues après l’introduction du suivi du temps.

La discipline

Les employés qui savent que leur travail est contrôlé par un programme spécial travailleront au lieu de se reposer. Le logiciel a la plus grande efficacité de simulation par rapport aux appels, aux messages dans les messageries instantanées ou aux newsletters par e-mail.

Contrôle

La capacité de surveiller et de planifier en permanence est l’un des avantages les plus importants des trackers de temps. Les employés ou les chefs de projet formulent des tâches, planifient la date limite de leur mise en œuvre, de sorte que l’entreprise fonctionne comme une horloge. Cette approche évite de brûler les délais, le désabonnement des clients et la perturbation du mécanisme des autres processus commerciaux.

Communication avec les clients

Le client de l’entreprise peut toujours voir de vrais rapports sur le stade de mise en œuvre de son projet. Cette approche renforce la confiance des clients.

Quels programmes peuvent être utilisés pour le suivi du temps?

Le choix de logiciels est énorme, la plupart des programmes sont mis en œuvre sur une base payante, certains ont des démos gratuites et un accès pour un nombre limité de personnes (en moyenne 1-5). Beaucoup d’entre eux sont multi-plateformes, ce qui signifie qu’ils peuvent être utilisés sans problème sur les ordinateurs, smartphones et tablettes fonctionnant sur différents systèmes d’exploitation. En choisissant un tel logiciel, l’employeur peut prêter attention à WorkSmart, Tick, OfficeTime, Harvest, ProofHub. Lors du choix, vous devez tenir compte du nombre de personnes ou de projets, ainsi que du principe de tarification. Par exemple, le Tick tracker facture le nombre de projets, Harvest – pour le nombre d’utilisateurs, OfficeTime propose une licence perpétuelle, un abonnement à ProofHub peut être acheté pour un mois ou un an.

Caractéristiques de l’impact du suivi du temps sur le microclimat dans l’équipe

Les spécialistes qui travaillent au bureau depuis des années peuvent percevoir de manière ambiguë la mise en œuvre du logiciel en question. Pour certains, de telles actions sembleront trop dures, une autre personne y verra un contrôle total et même une surveillance, cependant, dans les conditions actuelles, l’entreprise devrait être prête à prendre des décisions impopulaires. Il ne faut pas oublier que les salariés, ayant dépassé la période d’adaptation, porteront un regard neuf sur les éléments de contrôle. Ces derniers stimuleront leur développement, aideront à allouer correctement le temps et évalueront le volume des tâches. L’opportunité de mettre en place un suivi du temps est évaluée par le responsable en tenant compte des facteurs suivants:

  • le volume de personnel transféré au travail à distance. Vous pouvez contrôler 2 à 3 personnes sans logiciel spécial. Si 10 à 20 personnes ou plus travaillent sur un site distant, vous ne pouvez pas vous passer d’aide extérieure;
  • la nécessité de réduire les salaires. Si le propriétaire de l’entreprise prévoit de payer pour le volume réel des tâches effectuées ou des heures, il est préférable d’opter pour le suivi;
  • fonctionnalités commerciales. Dans certaines régions, les spécialistes peuvent travailler à domicile sans avoir besoin de communication. Dans d’autres niches de l’entreprise, de nombreux processus sont associés à la communication, à l’interaction de spécialistes – cela ne fonctionne tout simplement pas pour retarder le temps. Par exemple, un employé fait des croquis, un autre – visualisation 3D, le troisième communique avec le client, afin qu’il veille à ce que le projet soit terminé à temps. Il n’est pas si facile de disparaître d’une équipe en interaction, le contrôle mutuel s’effectue donc sans logiciel tiers.

Le facteur principal est le niveau d’éthique d’entreprise et les spécialistes qui travaillent dans l’entreprise. Dans certains cas, des contrôles rigoureux peuvent être ignorés. Nous parlons d’équipes formées de personnes responsables qui se concentrent sur le résultat. Ils ne considèrent pas l’uddalenka comme des vacances; le travail à domicile est pour eux un petit changement dans le régime habituel, mais pas plus. Ce résultat est obtenu grâce au coaching, à la formation, aux jeux d’entreprise et à d’autres outils de développement.

Dans ce cas, vous pouvez utiliser les gestionnaires de tâches standard (souvent ils sont déjà intégrés dans les trackers de temps), qui vous aideront à répartir les responsabilités, à fixer des délais et à surveiller en douceur leur mise en œuvre. Ils automatisent tous les processus, minimisent le besoin de conférences en ligne et d’appels constants et gardent le doigt sur le pouls des événements 24h / 24. L’utilisation des gestionnaires de tâches vous permet de mettre en œuvre la planification, de communiquer avec l’équipe en ligne.

En conclusion

Les employés à distance sont le plus souvent surveillés à l’aide d’un logiciel spécial. Vous pouvez utiliser des systèmes de contrôle au sein de l’équipe, créant des chaînes de tâches pour différents spécialistes. N’oubliez pas l’importance de planifier, de mettre en œuvre des systèmes de motivation, de planifier régulièrement des réunions et des réunions qui se tiennent à l’aide d’applications de vidéoconférence. Si le propriétaire de l’entreprise décide de ne pas recourir à des mesures strictes, il peut conseiller aux employés à distance d’installer des applications qui les aideront à contrôler les heures de travail, ce qui est utile pour l’autodiscipline.

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