Vous serez confronté à d’innombrables défis lorsque vous créerez une entreprise, mais l’un des plus importants défis cachés, c’est l’énorme effort administratif qu’il faut déployer pour maintenir une petite entreprise à flot. Ces processus opérationnels quotidiens, tels que l’identification de la source de vos données sensibles, l’organisation des dépenses de l’entreprise et la création d’un service clientèle efficace, sont tous des tâches difficiles (mais nécessaires) souvent négligées par les entrepreneurs au démarrage.

Bien que ces tâches administratives ne soient pas aussi passionnantes que la création de produits innovants, le marketing auprès de nouveaux clients ou l’embauche de collaborateurs talentueux, elles peuvent être décisives pour la réussite ou l’échec de votre start-up.

En effet, de mauvais processus opérationnels peuvent entraver massivement l’efficacité et la productivité de votre start-up et, potentiellement, priver l’entreprise d’argent.

Il existe cependant une solution à ce problème. 

En confiant ces tâches à des spécialistes, vous pouvez réduire les coûts et recentrer vos efforts sur ce qui est le plus important : la réussite de votre start-up.

Voici pourquoi l’externalisation de vos processus opérationnels transformera le succès de votre start-up :

Les voyages d’affaires ne doivent pas nécessairement être longs et coûteux

L’une des tâches administratives les plus coûteuses et les plus longues auxquelles votre entreprise sera confrontée est l’organisation des voyages d’affaires. Si vous ou vos employés devez vous rendre à l’étranger pour des réunions, des conférences ou des négociations, vous devrez tout gérer, des visas aux correspondances et aux factures d’hôtel. 

Cela peut mettre une pression énorme sur une petite entreprise, car vous n’avez tout simplement pas la vaste équipe administrative en place pour gérer une organisation à une telle échelle. 

Une solution consiste à utiliser un service de gestion d’entreprise comme Amex global business travel, qui vous permet de confier la responsabilité de la paperasserie et de la gestion à une équipe adaptée pour s’en occuper. Cela permet également de protéger votre équipe, car ces services sont disponibles 24 heures sur 24. Ainsi, si un membre de l’équipe a un problème au milieu de la nuit alors qu’il est à l’étranger, il n’est pas nécessaire de vous réveiller.

Utilisez un logiciel basé sur le cloud pour sécuriser vos données et les rendre facilement accessibles

Un autre problème majeur auquel vous serez confronté en tant que start-up, est de savoir où stocker les données sensibles de votre entreprise. Qu’il s’agisse de vos données privées et de celles de vos employés ou de projets professionnels auxquels vous devez tous avoir accès, le fait d’avoir à créer un réseau local pour les stocker (voire les stocker physiquement) peut rapidement augmenter les coûts et les risques, tout en réduisant la productivité.

Pour résoudre ce problème, vous pourriez utiliser un logiciel basé sur le cloud qui héberge vos données dans un réseau externe auquel vous et votre équipe pouvez accéder sur n’importe quel appareil, partout dans le monde.

Cela signifie que tous vos projets et toutes vos informations se situent au même endroit, ce qui est idéal pour le travail d’équipe et réduit la nécessité de vous préoccuper de la cybersécurité et d’être personnellement responsable de vos données au quotidien.

Utiliser les chatbots et les e-mails de réponse automatique

L’externalisation peut également aider votre entreprise en matière de service à la clientèle. Bien que cela puisse sembler contre-intuitif, le recours à des services externes pour créer des processus efficaces du service client vous permettra d’économiser le temps et l’argent nécessaires pour engager du personnel spécialisé, le former et lui faire confiance pour faire du bon travail. 

Vous pourriez utiliser un chatbot sur votre site, permettant aux clients de lui poser des questions et de recevoir des réponses décidées à l’avance. L’avantage des chatbots est qu’ils sont peu onéreux et fonctionnent 24 heures sur 24, ce qui signifie que vous pouvez mieux répondre aux besoins du client. 

Vous pourriez également envisager de mettre en place des courriers électroniques standard à réponse automatique, qui aident les clients à résoudre les problèmes courants, sans que vous ayez besoin d’être directement impliqué.