Le lancement d’une nouvelle entreprise est une période terrifiante pour tout entrepreneur, avec son lot d’inquiétudes communes telles qu’attirer des clients, trouver le lieu d’implantation idéal et réunir suffisamment de capitaux pour démarrer.

Mais l’efficacité de votre entreprise et la manière dont elle affectera vos résultats est peut-être un autre de vos sujets de préoccupation.

Si c’est le cas, alors vous êtes au bon endroit.

Que vous commenciez seul ou que vous prévoyiez d’employer une petite équipe pour vous aider dans vos activités quotidiennes, les moyens éprouvés ci-dessous pour rendre votre entreprise plus efficace en 2021 vous permettront d’augmenter vos revenus et vos bénéfices.

1.   Concentrez-vous sur la communication

Une communication solide est le pilier de toute entreprise, petite ou grande, et permet de résoudre tout problème avant qu’il ne devienne trop problématique ou coûteux. En plus de vous efforcer à améliorer la communication entre vous et vos employés, n’oubliez pas d’optimiser le dialogue avec vos fournisseurs et vos clients.

Rappelez-vous que bien communiquer consiste à savoir transmettre vos pensées et écouter activement ceux avec qui vous travaillez, pour à terme accroître l’efficacité de votre entreprise.

2.   Investissez dans le bon logiciel

En tant que jeune société, vous pouvez être réticent à dépenser de l’argent pour les derniers logiciels, préférant assumer toutes les tâches vous-même. C’est non seulement contre-productif à long terme, mais aussi épuisant à court terme, voire peut mener au burn out.

Veillez plutôt à choisir le bon type de logiciel pour votre nouvelle entreprise. Par exemple, Nutanix, l’une des principales sociétés de cloud computing, fournit des logiciels pour simplifier votre environnement multi-cloud, accroître votre productivité et réduire le temps passé à vérifier les serveurs. De plus, comme ils sont évolutifs, ils sont aussi bien adaptés aux start-up de petite dimension qu’aux grandes sociétés, et se développent au rythme de votre entreprise.

3.   Établissez votre présence en ligne

Quel que soit le secteur dans lequel vous évoluez, il est indéniable que le marché actuel est très concurrentiel. En outre, une bonne présence en ligne est vital. Ainsi, l’une des premières choses que vous devez faire en tant que nouvelle entreprise est de construire un site web convivial et adaptatif.

Vous devrez également posséder un profil actif et attrayant sur les médias sociaux et, idéalement, un blog informatif pertinent.

4.   Fournissez un service client exceptionnel

En tant que jeune société, vous devez vous assurer de conserver tous les clients que vous attirez. En effet, attirer un nouveau client coûte en moyenne cinq fois plus cher que conserver un client existant.

Le moyen le plus simple d’y parvenir est de fournir un service à la clientèle supérieur à celui de vos concurrents. Concentrez-vous sur le fait de dépasser systématiquement les attentes dans le service que vous fournissez et demandez activement le feedback des clients.

5.   Externalisez les tâches non essentielles

Essayer d’assumer vous-même tous les aspects de votre nouvelle entreprise est le meilleur moyen de courir à la catastrophe et peut vous distraire des tâches plus vitales qui vous attendent, comme le développement de votre clientèle. Misez donc sur l’externalisation des domaines dans lesquels vous n’avez pas d’expertise, comme la paie, l’administration et même le marketing, afin d’avoir plus de temps pour vous concentrer sur les activités principales qui peuvent accroître l’efficacité et la productivité.

L’introduction de mesures de quarantaine liées à la propagation rapide du virus COVID-19 a imposé des restrictions aux activités de nombreuses sociétés. Les entreprises transfèrent rapidement les employés vers le travail à distance, ce qui contribue à maintenir un équilibre entre l’auto-isolement et l’accomplissement des tâches. Si avant le suivi du temps des employés à distance était principalement intéressant pour le secteur informatique, il est aujourd’hui pertinent pour tous les domaines d’activité.

Jobsora a préparé un aperçu des meilleurs services et applications de surveillance, un ensemble de recommandations anti-crise, et vous expliquera également l’impact du suivi du temps sur le microclimat dans l’équipe.

Suivi du temps: renforcement du contrôle ou avantages commerciaux?

Les employés habitués à travailler « d’un appel à l’autre », après le passage au travail à distance, peuvent rencontrer des problèmes avec la bonne répartition du temps.

Il n’y a pas de patron, ce qui signifie que vous pouvez dormir, regarder des films et faire d’autres choses qui ne sont pas liées aux processus de travail. Il est très difficile de superviser le travail d’un bureau distant sans utiliser de programmes spéciaux. Le suivi du temps est donc à la rescousse – des programmes créés pour enregistrer et contrôler les heures de travail, ce qui est particulièrement important pour les entreprises qui pratiquent le salaire horaire. Le logiciel est installé sur les ordinateurs et les smartphones des employés, après quoi vous pouvez suivre l’efficacité de leur travail.

L’algorithme de comptabilité et de contrôle dépend du programme sélectionné, ils peuvent:

• définir la géolocalisation, les sites Web ouverts, les actions dans les applications et les programmes ;
• suivre les manipulations de la souris et du clavier;
• prendre des captures d’écran;
• lancer une webcam pour créer une photo – le choix des fonctions est assez large.

Bien sûr, l’utilisation de ces programmes et services est bénéfique pour l’entreprise. L’employeur voit de l’activité, il peut ne pas avoir peur de manquer des délais ou du fait que le salarié va imiter l’activité, en négligeant ses devoirs.

Avantages du suivi du temps

Le principal avantage est la possibilité de prévenir une diminution de l’efficacité et des pertes causées par la négligence du personnel. Considérez d’autres avantages.

La bonne répartition des flux financiers

Les personnes travaillant à distance recevront un salaire en fonction des heures de travail, ainsi que du volume des tâches effectuées. L’entreprise ne paiera pas le temps que l’employé a consacré à la résolution de problèmes personnels. Certains trackers génèrent des rapports d’heures de travail, sur la base desquels le comptable pourra calculer la masse salariale. De telles mesures sont anti-crise pour les entreprises, en particulier dans le contexte d’une forte baisse de l’activité des clients dans divers domaines – des services de construction à l’audit Web.

Vérification et optimisation d’équipe

Les gestionnaires des RH et les employeurs auront une occasion unique d’évaluer l’honnêteté et la valeur de chaque spécialiste. Vous pourrez voir à quel point chaque membre de l’équipe se comporte de manière responsable. Après 1,5 à 2 semaines, il sera possible de prendre des décisions liées aux changements de personnel. Peut-être qu’un seul gestionnaire peut gérer de grands volumes de tâches mieux que 3 ou 4 personnes. N’est-il pas plus facile de licencier superflu, et d’augmenter les salaires? Les réponses à ces questions et à d’autres peuvent être obtenues après l’introduction du suivi du temps.

La discipline

Les employés qui savent que leur travail est contrôlé par un programme spécial travailleront au lieu de se reposer. Le logiciel a la plus grande efficacité de simulation par rapport aux appels, aux messages dans les messageries instantanées ou aux newsletters par e-mail.

Contrôle

La capacité de surveiller et de planifier en permanence est l’un des avantages les plus importants des trackers de temps. Les employés ou les chefs de projet formulent des tâches, planifient la date limite de leur mise en œuvre, de sorte que l’entreprise fonctionne comme une horloge. Cette approche évite de brûler les délais, le désabonnement des clients et la perturbation du mécanisme des autres processus commerciaux.

Communication avec les clients

Le client de l’entreprise peut toujours voir de vrais rapports sur le stade de mise en œuvre de son projet. Cette approche renforce la confiance des clients.

Quels programmes peuvent être utilisés pour le suivi du temps?

Le choix de logiciels est énorme, la plupart des programmes sont mis en œuvre sur une base payante, certains ont des démos gratuites et un accès pour un nombre limité de personnes (en moyenne 1-5). Beaucoup d’entre eux sont multi-plateformes, ce qui signifie qu’ils peuvent être utilisés sans problème sur les ordinateurs, smartphones et tablettes fonctionnant sur différents systèmes d’exploitation. En choisissant un tel logiciel, l’employeur peut prêter attention à WorkSmart, Tick, OfficeTime, Harvest, ProofHub. Lors du choix, vous devez tenir compte du nombre de personnes ou de projets, ainsi que du principe de tarification. Par exemple, le Tick tracker facture le nombre de projets, Harvest – pour le nombre d’utilisateurs, OfficeTime propose une licence perpétuelle, un abonnement à ProofHub peut être acheté pour un mois ou un an.

Caractéristiques de l’impact du suivi du temps sur le microclimat dans l’équipe

Les spécialistes qui travaillent au bureau depuis des années peuvent percevoir de manière ambiguë la mise en œuvre du logiciel en question. Pour certains, de telles actions sembleront trop dures, une autre personne y verra un contrôle total et même une surveillance, cependant, dans les conditions actuelles, l’entreprise devrait être prête à prendre des décisions impopulaires. Il ne faut pas oublier que les salariés, ayant dépassé la période d’adaptation, porteront un regard neuf sur les éléments de contrôle. Ces derniers stimuleront leur développement, aideront à allouer correctement le temps et évalueront le volume des tâches. L’opportunité de mettre en place un suivi du temps est évaluée par le responsable en tenant compte des facteurs suivants:

• le volume de personnel transféré au travail à distance. Vous pouvez contrôler 2 à 3 personnes sans logiciel spécial. Si 10 à 20 personnes ou plus travaillent sur un site distant, vous ne pouvez pas vous passer d’aide extérieure;
• la nécessité de réduire les salaires. Si le propriétaire de l’entreprise prévoit de payer pour le volume réel des tâches effectuées ou des heures, il est préférable d’opter pour le suivi;
• fonctionnalités commerciales. Dans certaines régions, les spécialistes peuvent travailler à domicile sans avoir besoin de communication. Dans d’autres niches de l’entreprise, de nombreux processus sont associés à la communication, à l’interaction de spécialistes – cela ne fonctionne tout simplement pas pour retarder le temps. Par exemple, un employé fait des croquis, un autre – visualisation 3D, le troisième communique avec le client, afin qu’il veille à ce que le projet soit terminé à temps. Il n’est pas si facile de disparaître d’une équipe en interaction, le contrôle mutuel s’effectue donc sans logiciel tiers.

Le facteur principal est le niveau d’éthique d’entreprise et les spécialistes qui travaillent dans l’entreprise. Dans certains cas, des contrôles rigoureux peuvent être ignorés. Nous parlons d’équipes formées de personnes responsables qui se concentrent sur le résultat. Ils ne considèrent pas l’uddalenka comme des vacances; le travail à domicile est pour eux un petit changement dans le régime habituel, mais pas plus. Ce résultat est obtenu grâce au coaching, à la formation, aux jeux d’entreprise et à d’autres outils de développement.

Dans ce cas, vous pouvez utiliser les gestionnaires de tâches standard (souvent ils sont déjà intégrés dans les trackers de temps), qui vous aideront à répartir les responsabilités, à fixer des délais et à surveiller en douceur leur mise en œuvre. Ils automatisent tous les processus, minimisent le besoin de conférences en ligne et d’appels constants et gardent le doigt sur le pouls des événements 24h / 24. L’utilisation des gestionnaires de tâches vous permet de mettre en œuvre la planification, de communiquer avec l’équipe en ligne.

En conclusion

Les employés à distance sont le plus souvent surveillés à l’aide d’un logiciel spécial. Vous pouvez utiliser des systèmes de contrôle au sein de l’équipe, créant des chaînes de tâches pour différents spécialistes. N’oubliez pas l’importance de planifier, de mettre en œuvre des systèmes de motivation, de planifier régulièrement des réunions et des réunions qui se tiennent à l’aide d’applications de vidéoconférence. Si le propriétaire de l’entreprise décide de ne pas recourir à des mesures strictes, il peut conseiller aux employés à distance d’installer des applications qui les aideront à contrôler les heures de travail, ce qui est utile pour l’autodiscipline.

Pour plus d’info, rendez-vous sur https://fr.jobsora.com/

Le confinement lié à la pandémie du coronavirus a profondément bouleversé notre manière de vivre, et le monde du travail n’est pas excempt de ces profonds bouleversements. Le télétravail s’est imposé avec force, et avec lui une forte diminution des locations de bureaux professionnels. Néanmoins, le besoin de réunions présentielles reste fort. En effet, ce manque de relationnel affecte souvent au moral des employés, à leur productivité, mais également aux capacités de communications intra-équipe. Ainsi, le nombre de meeting d’entreprises ou de séminaires pour re-créer ce lien explose, et cette tendance s’accentuera vraissemblablement dans le futur.

Comment définir son lieu idéal ?

Pour organiser ce type de réunion, il est primordial de bien définir ses besoins, autant en terme d’espaces que de caractéristiques du lieu. Définir le nombre de participants est relativement aisé. Plus ce nombre sera élevé, plus le prix grimpera en flèche, et le choix sera restreint. Choisissez un lieu pas trop éloigné de la localisation habituelle de votre entreprise, afin que la durée du trajet ne soit pas trop modifié pour vos employés. Regardez également la facilité d’accès, de parking, les environs (éviter les endroits trop bruyants pour profiter d’une journée de calme), etc. Les avis d’anciens locataires sont également un bon moyen d’évaluer la qualité du service proposé (notamment si vous prenez les options de repas et / ou de collations).

Le type de lieu que vous choisirez sera principalement guidé par le type d’activité que vous souhaitez proposer à vos employés. De la simple réunion, en passant par des dégustations culinaires ou oenologiques, des cours d’arts plastiques, de jardinages ou d’informatiques, etc. Le choix est vaste et ne sera restreint que par vos envies et votre budget. Sur une journée complète, une petite pause détente et ludique est souvent bénéfique et très apprécié par les employés. Cela permettra de souder encore plus vos équipes et de garder un bon souvenir de cette journée particulière.

Où dénicher la perle rare ?

Il existe différents sites pour trouver votre salle de réunion idéale. Prenez le temps de bien comparer toutes les offres (aussi bien au niveau prix que au niveau des prestations, suppléments potentiels, facilité d’accès et de parking, etc.). Pour trouver une salle de réunion sur Lyon, rendez vous par exemple sur https://www.kactus.com/fr/france/lyon. De la simple salle de réunion au chateau, les choix ne manquent pas et vous trouverez à coup sûr votre bonheur !

Des plus classiques aux plus exubérantes, toutes les options s’offrent à vous pour trouver la salle de réunion de vos rêves et resouder vos équipes autour d’objectifs communs. Ces moments partagés seront d’une grande aide pour le développement futur de votre startup et il est fort à parier que le rendement de vos équipes augmentera après ce type d’activité. Plaisir, partage, retrouvailles, échanges en personne, etc. rien de mieux pour retrouver le sourire après une année compliquée.

Malgré le confinement, les entreprises doivent garder la possibilité d’administrer leur système d’information, leurs réseaux et leurs wifi d’entreprise en toute sécurité. Dans ce cadre, la meilleure option est de mettre en place une gestion hybride, qui mêle compétences internes et services managés, en ayant recours à des professionnels comme l’opérateur télécom d’entreprise Hub One.

Wifi d’entreprise et réseau : une administration interne problématique

Depuis le 30 octobre, la France a entamé son deuxième confinement, après que les autorités sanitaires ont constaté un nouveau pic des cas de Covid-19. Le gouvernement a donc invité toutes les entreprises à généraliser à nouveau le télétravail afin d’abaisser rapidement le niveau épidémique. Dans ce contexte, il devient difficile de mobiliser de façon optimale tous les intervenants techniques (centre de service, administration des plateformes d’hébergement, chefs de projet, ingénieurs système et réseaux, administrateur de wifi d’entreprise) pour procéder à des actions préventives, proactives ou curatives. Outre la question du temps, il faut aussi disposer d’un haut niveau d’expertise en interne des compétences pour s’assurer que toutes les tâches d’administration réseau sont effectuées de manière sécurisée, alors que les cyberattaques ont augmenté.

Une gestion hybride pour plus de flexibilité et d’autonomie

La gestion des réseaux depuis l’extérieur va donc se généraliser. Elle est assurée par les services managés par des opérateurs télécom d’entreprise à qui l’on délègue l’exploitation du système d’information, de ses infrastructures et de ses ressources, ainsi que leur maintien en condition de sécurité. Cette option permet une meilleure allocation du temps-homme et des expertises internes au développement du cœur de métier de l’entreprise, une qualité de service et une sécurité optimale sans engager de lourds investissements matériels ou applicatifs. Mais, le recours aux services managés ne permet pas d’intervenir soi-même et on n’a aucune idée du délai d’action du prestataire.

Une gestion hybride pourrait alors devenir une meilleure option pour avoir une certaine flexibilité en ayant la possibilité d’intervenir directement sur ses propres réseaux et son wifi d’entreprise, de manière sécurisée à travers des interfaces d’administration configurées spécifiquement pour l’entreprise. Aussi, celle-ci bénéficie des engagements de service traditionnel de la part de l’opérateur, d’une autonomie et d’une réactivité dans la réalisation de certaines tâches d’exploitation.

Hub One, opérateur télécom d’entreprise pour une gestion réseau optimale

Un fournisseur de services managés tel que l’opérateur télécom d’entreprise Hub One assure l’externalisation du service informatique en termes de gestion des infrastructures informatiques et de support. Ses services à la carte peuvent couvrir jusqu’à l’ensemble du parc informatique d’une entreprise : supervision, maintenance proactive et maintenance préventive, gestion des mises à jour, responsable informatique, support illimité et à distance.

Hub One ne fait pas qu’administrer les réseaux et les wifi d’entreprise. Il anticipe aussi les risques et renforce la sécurité informatique d’un groupe, alors que les cyberattaques ont augmenté depuis le premier confinement. Ses experts accompagnent le client dans l’évaluation du niveau de sécurité de son système d’information. Une fois les points forts et points de douleurs identifiés, elles proposent un plan de transformation adaptée à l’entreprise pour l’accompagner vers un palier supérieur.

Il est donc recommandé d’avoir recours à une gestion hybride de son réseau et de son wifi d’entreprise afin de pouvoir bénéficier de l’expertise et des ressources d’entreprises spécialisées, tout en conservant une visibilité sur la gestion de son réseau.